Datenschutzerklärung für die Nutzung von Microsoft Teams
Information nach Art. 13 DSGV
1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Diese Hinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der
Nutzung von Microsoft Teams für Online-Meetings und Webinare.
2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Integrations- und Beratungszentrum Paderborn und Höxter gGmbH (IBZ gGmbH)
Am Busdorf 7
33098 Paderborn
Telefon: 05251 87356-10
Fax: 05251 87356-19
E-Mail: info@i-b-z.org
Büro:
Bahnhofstraße 11
33102 Paderborn
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Microsoft Teams aufrufen, ist der Anbieter von Microsoft Teams für die
Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Microsoft Teams jedoch nur
erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Microsoft Teams herunterzuladen.
Wenn Sie die Microsoft Teams-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie Microsoft Teams auch über Ihren Browser
nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft“ erbracht.
3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Simone Hennemeyer
Bahnhofstraße 11
33102 Paderborn
Mail: simone.hennemeyer@ifd-westfalen.de
4. Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool Microsoft Teams, zur Durchführung von Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren. Microsoft
Teams ist ein Service der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park,
Leopardstown, Dublin 18, Irland.
Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch
davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
5. Folgende personenbezogene Daten werden verarbeitet:
Im Rahmen unserer Online Meetings unter Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten wir folgende personenbezogenen
Daten:
▪ Kommunikationsdaten (z. B. Ihre Emailadresse)
▪ Logfiles, Protokolldaten
▪ Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, usw.)
▪ Profildaten (z. B. Ihr Nutzername, wenn Sie diese von sich aus angeben)
▪ Video- und Audiodaten
▪ Textdaten (wenn die Chatfunktion zum Einsatz kommt)
Gegebenenfalls haben Sie die Möglichkeit in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. In diesem Fall werden die
von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet und innerhalb des Meetings angezeigt. Um die Anzeige von Video und die
Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon
Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon
jederzeit selbst über die Microsoft Teams-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und – soweit erforderlich
– um eine Zustimmung bitten.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
6. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten unserer Unternehmensgruppe verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams
personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f)
DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven
Durchführung von Online-Meetings. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von
Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser
Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden
grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass
Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen
mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von Microsoft Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies
im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft Teams vorgesehen ist.
8. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland
Microsoft Teams ist ein Dienst, der von einem Anbieter mit Hauptsitz in den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der
personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt, d.h. einem Land außerhalb der Europäischen Union
(EU). Wir haben mit dem Anbieter von Microsoft Teams einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den
Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Zudem ist Microsoft durch den Abschluss von sog. EU-
Standardvertragsklauseln zur Einhaltung eines Datenschutzniveaus verpflichtet. Dieses entspricht im Wesentlichen den EU-
Standards. Bitte beachten Sie jedoch, dass das Vorhandensein eines angemessenen Datenschutzstandards bei Anbietern
außerhalb von EU / EWR – auch im Falle eines Abschlusses von EU-Standardvertragsklauseln – nicht in jedem Fall
sichergestellt werden kann.
9. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein
Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur
erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von
gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in
Betracht.
10. Betroffenenrechte
Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person
gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen
sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Wenn Sie in die Datenverarbeitung
eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter
Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür
erfüllt sind.
11. Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies
erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 05/2023
